Instrumentos básicos para o planejamento e organização de eventos

Quais seriam os principais instrumentos, necessários à organização e planejamento de eventos (diversos)?

A resposta traz nostalgia e mais uma percepção diferenciada para a definição de tecnologias, assunto chave deste blog.

Os instrumentos são os mesmos utilizados nos últimos 20 anos (por mim), e por certo, utilizados por muitos profissionais nas últimas décadas: caderno, lapiseira, calculadora e régua.

Pode causar surpresa qualquer um desses itens, mas posso garantir que são os companheiros de muitos projetos desenvolvidos e atividades desempenhadas desde os primeiros passos no setor de eventos.

Ainda tenho arquivadas as folhas dos cadernos com as principais anotações que fiz para alguns dos eventos mais significativos, como coordenador e como supervisor operacional. Rascunhos que o tempo não apagará e que não precisam de nenhuma atualização ou “upgrade”.

E mais: o uso intenso desse recurso! O último caderno – em uso – eu ganhei de brinde em 2006 (estamos em 2010), e aproveito cada linha, cada espaço, de forma a “sustentabilizar” este recurso (nada de desperdícios).

A lapiseira pode ser até um instrumento em desuso, por motivos diversos. Mas para todo esboço de projeto, ainda ela se torna recorrente para as minhas anotações e correções principais, ainda mais para os croquis e linhas de apoio para as listagens de recursos, espaços, estruturas, etc. Também, torna-se um recurso reaproveitável, à medida que não é descartável, e a matéria-prima essencial para o uso (minas de grafites) tem maior durabilidade e menor desperdício.

Mesmo como acessório do computador – ou através de uma planilha financeira – ainda uso a mesma configuração de calculadora para a dimensão dos custos, projeções de receitas e públicos, e para controles estatísticos simples para os resultados esperados. 

De preferência, com células solares (nada de pilhas e baterias).

E por fim, o uso de régua como recurso para a construção de desenhos, linhas e para a medição de objetos diversos. 

De fato, aqui, este elemento deverá vir no plural: réguas. Um diferencial nesses elementos também está e muito relacionado ao tipo de régua, pelas diferentes finalidades que cada uma apresenta (e também, diversos nomes). Eu uso 4 modelos: transferidor (para curvas e ângulos); régua em lâmina (para linhas e desenhos básicos); trena (fita métrica de metal autoretrátil) e o mais importante, o escalímetro (um conjunto de réguas com marcações em escalas diferentes).

Alguém já teve a péssima experiência de elaborar um projeto de um evento, ou mesmo “montar uma sala”, e o evento não “cabia” no espaço?

Breve estória: em 2002 organizei um congresso, que compreendia diversas atividades, dentre elas um tutorial para 120 participantes. Na “compra” do espaço para essa atividade, a planta que me fora passada permitia a formatação da sala para até 150 participantes em formato escolar, disposto em mesas (conhecidas como pranchões) com 3 cadeiras. Seriam necessárias 40 mesas e 120 cadeiras.

O responsável comercial apresentou um folder com uma planta da sala, em formato escolar, com 50 mesas e 100 cadeiras. Na visita ao espaço, estranhei que a sala parecia mais estreita que o “desenho” no folder. Não era só impressão: todos os recursos (sala, cadeiras, mesas) estavam fora de escala...

Na montagem, não couberam as mesas, apenas seriam possíveis 105 cadeiras formatadas em auditório reto sem corredor central (espaço para circulação) e os outros participantes inscritos (15) tiveram que ser acomodados no fundo na sala (literalmente, “encostados” na parede) e alinhados à tela de projeção.

Assim, se você ainda não tiver um escalímetro, providencie para ontem!

Com esses simples instrumentos, tenho certeza que você terá condições de planejar e organizar muitos eventos. E com simplicidade, todos esses instrumentos são importantes tecnologias!!!

Meu "kit" básico

Nos próximo texto, dicas para a preparação de um kit com os instrumentos essenciais para a operação em eventos!

P.S.: Dedico este este, in memoriam, à Ana Paula e ao Ronaldo... Sem palavras... Descansem em Paz!!!

Fontes das imagens: (1) BP Inc. (2) Station Presentes (3) GloboEsporte.com (4) Dibujo Técnico (5) Acervo pessoal.