Nos eventos, ferramentas são tecnologias!

A gestão estratégica de eventos compreende conhecimentos específicos sobre os mercados, públicos e interações do evento com os elementos anteriores; técnicas implementadas para a obtenção dos resultados esperados; instrumentos próprios para a execução de ações diversas; e ferramentas para o gerenciamento das ações, responsáveis e recursos envolvidos.

Todos estes elementos em conjunto só têm coerência se consolidados em projetos, e neste sentido, todo evento profissional só terá consistência se desenvolvido a partir de um projeto. Mesmo para os eventos que requerem poucos recursos, como uma simples reunião, a necessidade de um projeto se configura em condição básica para a avaliação dos resultados projetados e obtidos: sucesso ou insucesso.

Se a elaboração de projetos é para você um “bicho de oito cabeças”, não se preocupe que discutiremos esse assunto em outros tópicos – com muitos detalhes.

Mas se para você o problema é a gestão de projetos a partir das ferramentas disponíveis, como por exemplo, o MS Project, existem outras muito mais simples e muito funcionais. Inclusive, gratuitas!!!

Eu recomendo para quem se inicia no gerenciamento de projetos alguns bons minutos com o OpenProj. Este é um gerenciador de projetos desenvolvido como alternativa ao MS Project. Como primeira vantagem, foi desenvolvido com código aberto, o que permite a identificação de várias opções para a inclusão e administração de todas as atividades relacionadas à implantação das atividades vinculadas ao projeto do evento, apresentando os resultados sob o formato de Gráficos de Gantt.

FIGURA: Aspecto do OpenProj

FONTE: http://www.freedownloadaday.com

Este tipo de gráfico ilustra, na forma de barras, o cronograma de um projeto, com as datas de início, fim e todas as tarefas atribuídas devidamente registradas. Ótimo recurso para quem prefere se organizar com elementos visuais (eu, por exemplo).

A interação com a ferramenta também é facilitada. No menu lateral, os ícones mostram as opções disponíveis. A primeira já se refere ao Gráfico de Gantt. Uma tabela permite a denominação das atividades e o tempo de duração das tarefas. Com isto, o programa gera automaticamente as interfaces operacionais e os fluxogramas das ações!

Outro diferencial está relacionado ao ícone dos recursos, sendo possível acompanhar o “Risk Breakdown Structure”, que é o gerenciador de riscos relacionados ao projeto do evento. A parte de Estrutura Analítica de Projetos (EAP) também pode ser visualizada assim como a ferramenta permite a geração de relatórios e gráficos de acompanhamento.

Assim, com um pouco de paciência para a familiarização com essa ferramenta (ou outra similar), a gestão de projetos de eventos será um exercício cada vez mais eficiente e os resultados cada vez mais eficazes, no uso pleno das tecnologias envolvidas!!!

Afinal, nos eventos, ferramentas são tecnologias!!!

Nos eventos, instrumentos são tecnologias!!!

As tecnologias são constantemente associadas apenas às ferramentas e instrumentos que auxiliam a execução de tarefas, em todas as atividades, pessoais e profissionais.

O desenvolvimento destes recursos tecnológicos está intimamente relacionamento aos processos de inovação. O setor de eventos é mais um dos beneficiados, e até pode-se dizer que o desenvolvimento dos eventos é resultado das melhorias que ocorreram no decorrer do século passado (mais significativamente) e aprimoramentos desses recursos.

Destacam-se, nesse contexto evolutivo, as inovações das performances e aplicabilidades.

Como exemplo prático disso, destaco a criação e implantação comercial das impressoras 3D.

Em um primeiro momento, esses instrumentos foram criados para a confecção de maquetes e protótipos. O custo de construção era elevado, e a demora na execução das tarefas de impressão das peças era mais adequado à pesquisa e ao desenvolvimento.

Com as melhorias ocorridas nos últimos dois anos, na velocidade de impressão e qualidade no acabamento das peças, surge uma nova possibilidade para os eventos.

Este vídeo mostra uma impressora 3D em ação (Fonte: http://www.objet.com):





A confecção de brindes personalizados, por exemplo, poderá romper o paradigma para a personalização em massa. Brindes escolhidos com as cores, funções, design, e outras particularidades, poderá fazer com que o participante/cliente do evento seja ainda mais participativo na preparação do material recebido pela inscrição no evento.

Ainda, este recurso tecnológico poderá proporcionar outros resultados, como estruturas cenográficas, peças de composição de ambientes, e até mesmo a reposição de peças em banquetes e detalhes de decoração.

Assim, os instrumentos cumprem a função de auxílio na execução de tarefas, simples e complexas, e na busca de soluções criativas, para diversas situações, programadas ou imprevisíveis.

Afinal, nos eventos, instrumentos são tecnologias!!!