Nos eventos, ferramentas são tecnologias!

A gestão estratégica de eventos compreende conhecimentos específicos sobre os mercados, públicos e interações do evento com os elementos anteriores; técnicas implementadas para a obtenção dos resultados esperados; instrumentos próprios para a execução de ações diversas; e ferramentas para o gerenciamento das ações, responsáveis e recursos envolvidos.

Todos estes elementos em conjunto só têm coerência se consolidados em projetos, e neste sentido, todo evento profissional só terá consistência se desenvolvido a partir de um projeto. Mesmo para os eventos que requerem poucos recursos, como uma simples reunião, a necessidade de um projeto se configura em condição básica para a avaliação dos resultados projetados e obtidos: sucesso ou insucesso.

Se a elaboração de projetos é para você um “bicho de oito cabeças”, não se preocupe que discutiremos esse assunto em outros tópicos – com muitos detalhes.

Mas se para você o problema é a gestão de projetos a partir das ferramentas disponíveis, como por exemplo, o MS Project, existem outras muito mais simples e muito funcionais. Inclusive, gratuitas!!!

Eu recomendo para quem se inicia no gerenciamento de projetos alguns bons minutos com o OpenProj. Este é um gerenciador de projetos desenvolvido como alternativa ao MS Project. Como primeira vantagem, foi desenvolvido com código aberto, o que permite a identificação de várias opções para a inclusão e administração de todas as atividades relacionadas à implantação das atividades vinculadas ao projeto do evento, apresentando os resultados sob o formato de Gráficos de Gantt.

FIGURA: Aspecto do OpenProj

FONTE: http://www.freedownloadaday.com

Este tipo de gráfico ilustra, na forma de barras, o cronograma de um projeto, com as datas de início, fim e todas as tarefas atribuídas devidamente registradas. Ótimo recurso para quem prefere se organizar com elementos visuais (eu, por exemplo).

A interação com a ferramenta também é facilitada. No menu lateral, os ícones mostram as opções disponíveis. A primeira já se refere ao Gráfico de Gantt. Uma tabela permite a denominação das atividades e o tempo de duração das tarefas. Com isto, o programa gera automaticamente as interfaces operacionais e os fluxogramas das ações!

Outro diferencial está relacionado ao ícone dos recursos, sendo possível acompanhar o “Risk Breakdown Structure”, que é o gerenciador de riscos relacionados ao projeto do evento. A parte de Estrutura Analítica de Projetos (EAP) também pode ser visualizada assim como a ferramenta permite a geração de relatórios e gráficos de acompanhamento.

Assim, com um pouco de paciência para a familiarização com essa ferramenta (ou outra similar), a gestão de projetos de eventos será um exercício cada vez mais eficiente e os resultados cada vez mais eficazes, no uso pleno das tecnologias envolvidas!!!

Afinal, nos eventos, ferramentas são tecnologias!!!