Briefing de um evento

A identificação dos resultados de um evento, sejam positivos ou negativos, somente ocorre se dimensionados, pela prévia projeção do que se espera e avaliação posterior à realização para a análise comparativa (projeção X obtenção).

E é o projeto de realização do evento que permite uma avaliação coerente e correta. Sem um projeto, os resultados, mesmo positivos, podem ser avaliados apenas em observações imprecisas, sem critérios (para não dizer “achismo”).

Sempre procuro enfatizar, nas reuniões de negócios ou nas aulas de eventos, a necessidade de clareza e objetividade das informações que são necessárias para a elaboração de um projeto de evento.

E o “start” de um projeto de evento sempre se fundamenta com base nas informações que compõem o briefing do evento.

Mas o que é o briefing?

Constitui-se no “cartão de visitas” do evento. O termo “briefing” é amplamente usado na Propaganda como um processo de assertividade de informações para o atendimento dos objetivos dos produtos e das empresas.

Em suma, é o instrumento de identificação de todos os elementos essenciais para o planejamento de um evento, e a composição do projeto. Quem deve fornecer as informações deverá ser o contratante ou o comitê técnico do evento.

Também, torna-se uma referência para a interação com prestadores de serviços para a elaboração das propostas de identidade visual do evento, para a locação dos espaços físicos e para a prospecção de patrocínio.

Um briefing de um evento é composto por pelo menos cinco partes: dados gerais do evento; públicos; objetivos; mercado de atuação e estratégia básica de comunicação.

Segue um modelo (amplamente utilizado) de um briefing de evento:

DADOS GERAIS

· Nome do Evento (como será divulgado)

· Descrição geral do evento (descrição objetiva das atividades do evento)

· Tipologia (qual será o formato percebido pelos públicos?)

· Histórico (se houve uma ou mais edições anteriores, uma descrição breve dos principais fatos, números e diferenciais)

· Diferenciais do evento (o que este evento apresentará de diferente dos anteriores – e em relação à concorrência – se houver)

· Datas sugeridas e quantidade de dias (fundamental a definição dos dias em função dos resultados esperados)

· Programação da edição atual e/ou anterior (datas, horários e atividades programadas)

· Local de realização (nome, espaço, capacidade da sala/espaço, endereço, contatos)

· Informações sobre o evento (website ou hotsite, e-mail, telefone).

PÚBLICOS

· Perfil prioritário (alvo) resumido

· Quantidade estimada X Formatação do Evento no Espaço/Sala

· Abrangência (local, regional, nacional, internacional)

· Forma de participação (aberta ou fechada)

OBJETIVOS

· Objetivos estratégicos do evento

· Objetivos: Geral e específicos

MERCADO DE ATUAÇÃO

· Caráter do evento (institucional, comercial ou promocional)

· Canal(is) de distribuição (forma de comercialização do evento, seja ela diretamente pela empresa organizadora ou com parcerias)

· Importância relativa a mercado (posicionamento do evento, como oportunidade única, ou como elemento da oferta, em relação aos concorrentes)

· Formas de comercialização do evento para a obtenção de investimentos (patrocínio, espaços no evento)

· Concorrência (análise da concorrência – este tópico exige um número mais significativo de dados e informações)

ESTRATÉGIA BÁSICA

· Ferramentas de comunicação sugeridas

· Target primário e secundário (público-alvo a ser captado pelas ferramentas descritas no item anterior)

· Mercados (regiões e segmentos) a serem cobertos

· Meios de comunicação e veículos sugeridos (de acordo com os públicos, quais são os principais meios? E desses, quais as principais mídias consumidas?)

Mesmo de forma abrangente, pode-se ter uma clara ideia do que o briefing pede para a composição do projeto de um evento.

E com essas informações, começa o trabalho de elaboração do projeto. Eu sempre inicio um projeto com uma análise detalhada do local de realização do evento, mas isso já é assunto para outra postagem... sobre outro conhecimento...

Afinal, nos eventos, conhecimento é tecnologia!!!