Nos eventos, ferramentas são tecnologias!

A gestão estratégica de eventos compreende conhecimentos específicos sobre os mercados, públicos e interações do evento com os elementos anteriores; técnicas implementadas para a obtenção dos resultados esperados; instrumentos próprios para a execução de ações diversas; e ferramentas para o gerenciamento das ações, responsáveis e recursos envolvidos.

Todos estes elementos em conjunto só têm coerência se consolidados em projetos, e neste sentido, todo evento profissional só terá consistência se desenvolvido a partir de um projeto. Mesmo para os eventos que requerem poucos recursos, como uma simples reunião, a necessidade de um projeto se configura em condição básica para a avaliação dos resultados projetados e obtidos: sucesso ou insucesso.

Se a elaboração de projetos é para você um “bicho de oito cabeças”, não se preocupe que discutiremos esse assunto em outros tópicos – com muitos detalhes.

Mas se para você o problema é a gestão de projetos a partir das ferramentas disponíveis, como por exemplo, o MS Project, existem outras muito mais simples e muito funcionais. Inclusive, gratuitas!!!

Eu recomendo para quem se inicia no gerenciamento de projetos alguns bons minutos com o OpenProj. Este é um gerenciador de projetos desenvolvido como alternativa ao MS Project. Como primeira vantagem, foi desenvolvido com código aberto, o que permite a identificação de várias opções para a inclusão e administração de todas as atividades relacionadas à implantação das atividades vinculadas ao projeto do evento, apresentando os resultados sob o formato de Gráficos de Gantt.

FIGURA: Aspecto do OpenProj

FONTE: http://www.freedownloadaday.com

Este tipo de gráfico ilustra, na forma de barras, o cronograma de um projeto, com as datas de início, fim e todas as tarefas atribuídas devidamente registradas. Ótimo recurso para quem prefere se organizar com elementos visuais (eu, por exemplo).

A interação com a ferramenta também é facilitada. No menu lateral, os ícones mostram as opções disponíveis. A primeira já se refere ao Gráfico de Gantt. Uma tabela permite a denominação das atividades e o tempo de duração das tarefas. Com isto, o programa gera automaticamente as interfaces operacionais e os fluxogramas das ações!

Outro diferencial está relacionado ao ícone dos recursos, sendo possível acompanhar o “Risk Breakdown Structure”, que é o gerenciador de riscos relacionados ao projeto do evento. A parte de Estrutura Analítica de Projetos (EAP) também pode ser visualizada assim como a ferramenta permite a geração de relatórios e gráficos de acompanhamento.

Assim, com um pouco de paciência para a familiarização com essa ferramenta (ou outra similar), a gestão de projetos de eventos será um exercício cada vez mais eficiente e os resultados cada vez mais eficazes, no uso pleno das tecnologias envolvidas!!!

Afinal, nos eventos, ferramentas são tecnologias!!!

Nos eventos, instrumentos são tecnologias!!!

As tecnologias são constantemente associadas apenas às ferramentas e instrumentos que auxiliam a execução de tarefas, em todas as atividades, pessoais e profissionais.

O desenvolvimento destes recursos tecnológicos está intimamente relacionamento aos processos de inovação. O setor de eventos é mais um dos beneficiados, e até pode-se dizer que o desenvolvimento dos eventos é resultado das melhorias que ocorreram no decorrer do século passado (mais significativamente) e aprimoramentos desses recursos.

Destacam-se, nesse contexto evolutivo, as inovações das performances e aplicabilidades.

Como exemplo prático disso, destaco a criação e implantação comercial das impressoras 3D.

Em um primeiro momento, esses instrumentos foram criados para a confecção de maquetes e protótipos. O custo de construção era elevado, e a demora na execução das tarefas de impressão das peças era mais adequado à pesquisa e ao desenvolvimento.

Com as melhorias ocorridas nos últimos dois anos, na velocidade de impressão e qualidade no acabamento das peças, surge uma nova possibilidade para os eventos.

Este vídeo mostra uma impressora 3D em ação (Fonte: http://www.objet.com):





A confecção de brindes personalizados, por exemplo, poderá romper o paradigma para a personalização em massa. Brindes escolhidos com as cores, funções, design, e outras particularidades, poderá fazer com que o participante/cliente do evento seja ainda mais participativo na preparação do material recebido pela inscrição no evento.

Ainda, este recurso tecnológico poderá proporcionar outros resultados, como estruturas cenográficas, peças de composição de ambientes, e até mesmo a reposição de peças em banquetes e detalhes de decoração.

Assim, os instrumentos cumprem a função de auxílio na execução de tarefas, simples e complexas, e na busca de soluções criativas, para diversas situações, programadas ou imprevisíveis.

Afinal, nos eventos, instrumentos são tecnologias!!!

Faltam 100 dias para a abertura da Copa do Mundo 2010!!!

O título deste tópico poderia ser também: “Nos eventos, técnica é tecnologia”.

Por ocasião desta importante data, que representa um marco na contagem regressiva para a cerimônia de abertura do Mundial 2010, na África do Sul, nada melhor que abordar a técnica, sob a percepção tecnológica do termo.

Após o anúncio de que a África do Sul sediaria a Copa do Mundo FIFA 2010™, acontecimento realizado em 15 de março de 2004, o governo sul-africano não teve alternativa senão assegurar que este evento seria utilizado para acelerar os projetos fundamentais ao desenvolvimento daquele país, criando assim um legado duradouro para a África do Sul, em particular, e beneficiando o continente como um todo.

Com esta perspectiva arrojada, e diante de muitos desafios e paradigmas, o Gabinete Governamental destacou imediatamente os principais dirigentes que em conjunto implantaram um amplo espectro de órgãos de supervisão e de execução, com a criação de um Comitê Interministerial, um Comitê de Coordenação Técnica, um Fórum das Cidades-Sedes e um Comitê Organizador Local (este, formado pelo Executivo, a Federação Sul-africana de Futebol e a comunidade empresarial), para coordenar e assegurar o envolvimento do governo em todos os níveis.

Além dessas unidades de apoio à gestão, o Ministério do Esporte e Lazer da África do Sul, responsável por coordenar todos os preparativos do governo para o mundial. Todos os projetos - de infraestrutura e estádios, às artes, cultura e desenvolvimento do desporto - foram consolidados em um plano de 24 itens, identificados e de responsabilidade dos membros de cada unidade, com base em diversas tecnologias.

A técnica, como tecnologia, compreende o conjunto de procedimentos que têm como finalidade atingir um determinado resultado, não excluindo a criatividade como fator importante da técnica, assim como os conhecimentos específicos e a capacidade de improvisação (no caso, planejada e gerenciável).

Neste sentido, a técnica se soma ao planejamento, constituído pelo processo que identifica e relaciona as ações com os respectivos responsáveis na obtenção dos resultados esperados, como agente catalisador, na otimização dos recursos, no acompanhamento dos prazos, e nas avaliações e reavaliações necessárias.

Assim, o atendimento aos prazos e requisitos estipulados pela FIFA receberá, até a abertura do evento, o acompanhamento do Comitê de Coordenação Técnica, unidade de apoio à gestão responsável pela auditoria dos processos de viabilização de todos os elementos, estruturais e de infraestrutura, que uma Copa do Mundo necessita.

A avaliação das ações e dos prazos torna-se uma ferramenta essencial para as medidas corretivas, e para o redimensionamento dos recursos, na implantação de qualquer projeto.

Pode-se esperar que a Copa do Mundo deste ano será surpreendente, pelas decisões e esforços, pela mobilização e determinação nacional, e pela técnica empregada na execução do projeto do evento.

Nos eventos, técnica é tecnologia!!!

Nos eventos, conhecimento é tecnologia!!!

Começou 2010 e nada melhor do que iniciar um novo ano com novos desafios. Cada novo projeto, seja na criação, elaboração, desenvolvimento ou implantação, traz muitos desafios, mas vou destacar apenas um deles, que proporcionou um “quebra-cabeça” complexo, e que proporcionou muitos aprendizados.

Na primeira semana de janeiro, recebi um e-mail com a solicitação de orçamento para um projeto de uma exposição, no setor cultural. Recebido o briefing, não estavam claros os públicos prioritários e complementares, mesmo que estivessem claros os objetivos do evento. O contratante julgou que seria mais interessante terceirizarmos a pesquisa sobre os públicos para outra empresa.

Para quê??? Assumi o desafio, a partir das tecnologias desenvolvidas, sejam pela formação e capacitação que recebi, seja pela prática vivenciada.

Mas quais tecnologias???

Para qualquer projeto, o conhecimento é a principal tecnologia. A partir de dados e informações sobre um determinado assunto, o conhecimento se traduz em instrumento de interpretação que permite o desenvolvimento de estratégias e ações, a serem realizadas e implementadas para o cumprimento das metas e atendimento dos objetivos de um evento.

Com base em relatórios, e acesso a alguns sites sobre o assunto, escolhi a análise de variáveis escalares como instrumento para a definição de estratégias e ações, comumente utilizadas nos estudos estatísticos.

São quatro as variáveis:

Ordinais – define prioridades em uma escala, que identifica maior ou menor importância. Pode servir para a identificação dos públicos prioritários, ou as necessidades e expectativas dos públicos. No contexto, podem ser identificados os públicos potencialmente investidores, como expositores, por exemplo.

Nominais – definem opiniões e tendências, para aspectos socioeconômicos, ou relacionados a status e interesse. Em outras palavras, os “temas da moda” podem ser percebidos pela análise do comportamento consumidor dos públicos pesquisados.

Intervalares – identifica as percepções para um determinado assunto, pela análise comparativa de interesses e opiniões. Esta variável permite o planejamento de um evento que seja satisfatório, ou que ainda supere as expectativas dos públicos.

Racionais – O nome não traduz completamente esta variável que está relacionada ao perfil dos públicos, como faixa etária, renda, entre outros.

Somadas as informações discriminadas para cada variável, a interpretação dos resultados - a partir de uma análise técnica - , e um pouco de “feeling”, obtém-se resultados surpreendentes!!! Elaborei uma tabela com todas as informações, e outra com os cruzamentos entre as variáveis.

Ainda, seria possível uma análise das informações obtidas, com associações mais objetivas, por meio de outras ferramentas, como data mining ou database marketing, que serão abordadas em outro momento!!!

Como resultado, o projeto foi aprovado e a exposição ocorrerá no segundo semestre de 2010!!!

Nos eventos, conhecimento é tecnologia!!!

Até o próximo texto!!!

Enfim, meu blog!

Demorou, mas inicio neste momento a publicação de ideias, opiniões e percepções sobre eventos, e também o fascinante universo de tecnologias usadas para o planejamento, gestão e operação dos mais diversos eventos.

Como complemento, algumas abordagens sobre o futebol e Rock and Roll (afinal, também fazem parte do meu dia-a-dia)!!!

Convido você a opinar, comentar e colaborar na elaboração deste blog!!!

Cezar Galhart