Tecnologias analisadas nos Shows do Paul McCartney: técnicas

Dimensionar um evento como o Show do Paul McCartney em números não traduz exatamente o significado e os desdobramentos do espetáculo.

Mas quando analisado sob a ótica técnica, como uma tecnologia, pode-se avaliar que houve subdimensionamento no evento, mas não de forma quantitativa, e sim, qualitativa.

Como analisei no tópico anterior, um evento como esse deve ser dimensionado, analisado e avaliado como uma oportunidade ímpar. As expectativas são imensamente superiores a outros eventos com mesmo número de participantes e até mesmo, mesmos investimentos.

A realização de um evento com tamanha proporção requer diversos recursos, mas no que se refere aos humanos, a necessidade de contratação de profissionais capacitados para o atendimento das necessidades dos públicos pode ser o diferencial entre um evento qualquer e um espetáculo inesquecível.

No que se refere aos profissionais responsáveis pelos requisitos cenográficos, tecnológicos e estruturais, as equipes tiveram desempenhos sensacionais.

Mas vamos aos fatos...

Conforme também já mencionei no tópico anterior, muitos públicos não economizam esforços para ficarem em locais mais próximos do palco, como forma de tornar o evento exclusivo – pela maior e melhor proximidade com o artista, no caso, um BEATLE. Assim, é natural que ocorra uma antecipação na chegada dos públicos participantes do evento, em muitas horas antecedentes ao início do Show.

Filas com centenas, e até milhares de fãs se aglomeraram nos dois eventos aqui analisados. E os problemas identificados, ficaram quase que exclusivamente nos aspectos humanos técnicos de execução do evento, aqui entendidos como os profissionais identificados para a realização das funções operacionais do evento. Reafirmo que na entrega do Show para o público, as equipes de sonorização, iluminação e recursos cênicos e performáticos teve um desempenho acima do esperado.

Para os outros, cada evento será analisado, na sequência.

Show em Porto Alegre – dia 07 de novembro

Em Porto Alegre, o Show foi realizado no Estádio José Pinheiro Borda, também conhecido como Gigante da Beira-Rio, sede do clube de futebol Sport Club Internacional (a estrutura, infraestrutura e entorno serão analisados em outro texto).

Figura 1: Entrada principal (pela A. Padre Cacique) - Estádio Beira Rio - Porto Alegre (RS). Fonte: Cezar Galhart

Entrada e organização das filas - Chegamos ao estádio no horário de 15h50min, e o acesso à pista (gramado) seria pelo portão 6.

Mesmo com sinalização, confirmei com pessoas que lá estavam se a fila na qual eu acreditava ser a minha seria a correta. Não havia profissionais identificados para prestarem informações.

Filas e aglomerações paralelas ocorriam, mesmo com a denúncia e reclamação de pessoas que estavam na fila desde a manhã daquele domingo, ou mesmo desde a noite anterior. A organização até aquele momento era realizada pela Brigada Militar, de forma eficiente para as obrigações dos policiais ali presentes e atuantes. Também, era possível identificar os seguranças do clube, mas com funções de segurança patrimonial.

Em torno de 16h30min apareceram as primeiras pessoas, identificadas com coletes coloridos, e a inscrição de “orientador”, com respectivo número de identificação do profissional (?) contratado. Mas estavam em grupos, e conversam entre elas.

Somente no horário de 17h20min – 10 minutos antes do horário previsto para a abertura dos portões – os “orientadores” agiram de forma a tentar organizar as filas que naquele momento já eram aglomerações indecifráveis. Identifiquei ao todo cinco profissionais.

 Figura 2: Orientadores de filas - Estádio Beira Rio - Porto Alegre (RS). Fonte: Cezar Galhart

Para surpresa de todos, muitos daqueles que haviam recém chegado foram conduzidos por uma “orientadora” a formarem uma fila, paralela à fila daqueles que chegaram antes, mas na frente da maioria que estava desde o início da tarde de domingo.

Na entrada, triagem, realizada por seguranças experientes para a revista e verificação dos pertences (mochilas, bolsas), e duas profissionais que ocupavam posições nas catracas, sendo que uma fazia a leitura do ingresso com scanner, e a segunda perfurava o ingresso, com agilidade.

  Figura 3: Orientadores de triagem - revista - Estádio Beira Rio - Porto Alegre (RS). Fonte: Cezar Galhart

  Figura 4: Orientadores de triagem - ingressos - Estádio Beira Rio - Porto Alegre (RS). Fonte: Cezar Galhart

Análise do processo:

• Faltaram treinamento e capacitação dos profissionais orientadores (identificados por mim), tanto para a avaliação da situação momentânea, interação com os participantes (comunicação), respeito e educação.
• O horário de chegada dos profissionais orientadores e dos participantes foi incompatível, o que naturalmente geraria conflitos e insatisfação. No planejamento operacional, a necessidade de presença de profissionais capacitados é condição essencial de resultados positivos, na organização e tranquilidade para o evento.
• Não havia um plano operacional para as equipes de orientadores. Quando chegaram, agruparam-se, ao invés de assumirem posições predefinidas. É importante um mapeamento das funções e posições dos profissionais nos diversos lugares, acessos e ambientes do evento.
• A triagem foi rápida e eficiente, com profissionais experientes e capacitados (mais sobre a triagem na análise dos instrumentos como tecnologias).

Venda de alimentação e souvenires – Como alimentação, quiosques de bebidas e comidas no lado externo, e barracas para souvenires nos lados externo e interno.

Para a alimentação, não havia quaisquer indicações para inspeções dos órgãos competentes, e as bebidas, que em função do calor acabaram rapidamente, eram entregues em temperatura ambiente. O atendimento também foi insatisfatório, principalmente nas barracas situadas no lado externo.

Havia ambulantes, mas o contato foi superficial, sem a possibilidade de avaliação.

 Figura 5: Vendedores ambulantes - sorvete - Estádio Beira Rio - Porto Alegre (RS). Fonte: Cezar Galhart

Para os souvenires vendidos em Porto Alegre, mais tranquilidade, mas em parte pela experiência das profissionais que trabalhavam nesses postos. Atendimento rápido, com objetividade e coordenação.

 Figura 6: Quiosque de souvenires - Estádio Beira Rio - Porto Alegre (RS). Fonte: Cezar Galhart

Análise do processo:

• Subdimensionamento dos recursos (bebidas) para os públicos. Talvez, em parte, pela falta de experiência dos profissionais (?) atuantes.
• Há necessidade de acompanhamento dos serviços de alimentação pelos profissionais da ANVISA e órgãos competentes. A situação no Brasil é amadora e precária.

Show em São Paulo – dia 22 de novembro

Em São Paulo, o Show foi realizado no Estádio Cícero Pompeu de Toledo, também conhecido como Morumbi, sede do clube de futebol São Paulo Futebol Clube (a estrutura, infraestrutura e entorno serão analisados em outro texto).

Entrada e organização das filas - Cheguei ao estádio no horário de 16h00min, com chuva intensa, e o acesso à arquibancada (Setor Vermelho) seria pelo portão 15B.

Com sinalização apenas na respectiva entrada do estádio, as filas se formavam nas ruas de acesso lateral ao estádio, particularmente pela Rua Dr. Erasmo Teixeira de Assunção. Os profissionais identificados para prestarem informações ficaram protegidos em uma tenda (preta), ao lado de um estabelecimento comercial.

Figura 7: Fila para Arquibancada (Setor Vermelho) e Pista - Estádio Morumbi - São Paulo(SP). Fonte: Cezar Galhart

Filas e aglomerações paralelas ocorriam similares ao percebido em Porto Alegre.

No horário de 17h20min, já na fila, surgiu a primeira profissional que conseguiu organizar a fila. Mérito de uma profissional com postura e demonstrava experiência.

   Figura 8: Fila organizada para Arquibancada (Setor Vermelho) - Estádio Morumbi - São Paulo(SP). Fonte: Cezar Galhart

Já na entrada, a triagem era realizada pela Polícia Militar. Contradições e falhas de comunicação faziam com que copos de água fossem barrados, assim como jornais e papéis (com a alegação de serem inflamáveis, em um dia com chuvas torrenciais), e guarda-chuvas e sombrinhas fossem liberados.

  Figura 9: Entrada e triagem - Estádio Morumbi - São Paulo(SP). Fonte: Cezar Galhart

Na catraca, apenas uma profissional que realizava a coleta dos ingressos e validação no sistema de captação existente (análise em texto sobre os equipamentos como tecnologias).

  Figura 10: Entrada e triagem - Estádio Morumbi - São Paulo(SP). Fonte: PlanMusic

Análise do processo:

• Acredito que a profissional responsável pela organização e orientação das filas teve capacitação, para este ou eventos anteriores, mas demonstrou tranquilidade e objetividade, sem faltar com a educação ou respeito, além de senso de posicionamento e orientação, função básica da mesma.
• A avaliação do horário de chegada dos profissionais orientadores e dos participantes é a mesma para o Show realizado em Porto Alegre.
• Falhas de comunicação, nas informações transmitidas pela produtora, para a proibição de objetos, e a atuação da Polícia Militar, na execução da triagem e recolhimento dos pertences dos participantes.

Venda de alimentação e souvenires – Como alimentação, ambulantes nos lados externo e interno, e barraca para souvenires no lado interno.

Para a alimentação, ambulantes despreparados, e até certo ponto, inconsequentes. Durante o Show, passavam pelas pessoas, gritavam nos ouvidos das pessoas e batiam as caixas de isopor nos participantes (como se empurrassem), sem sequer pedir licença.

Para os souvenires vendidos em São Paulo, um agravante. Pessoas despreparadas, mal-educadas e até desdenhosas vendiam os souvenires oficiais no acesso às arquibancadas do setor vermelho. Além de menosprezarem os consumidores (que ocupavam de forma ordenada os lados e frente do quiosque), ainda faziam questão de ignorarem pedidos e reclamações. 

 Figura 11: Barraca de souvenires - Estádio Morumbi - São Paulo(SP). Fonte: Cezar Galhart

Análise do processo:

• Amadorismo na condução profissional para as duas situações.
• Ambulantes desqualificados e imprevisíveis, incompatíveis com os públicos do evento.
• Vendedores dos quiosques irresponsáveis e despreparados para o exercício de atividades vinculadas ao atendimento ao público.

Nestes itens analisados, para os dois shows, fica claro o abismo existente entre atuação em eventos e capacitação de profissionais atuantes nos eventos.

Para os poucos destaques positivos, exemplos a serem seguidos.

Para os muitos destaques negativos, preocupação e necessidade urgente de revisão dos processos, e qualificação dos profissionais, responsáveis mesmo pela organização operacional do evento e até dos responsáveis pelo recrutamento e seleção de quem trabalhará nos eventos.

A técnica como tecnologia chave de um evento surge como um paradigma a ser suplantado no Brasil, como necessidade básica para a profissionalização do setor, e para que o Brasil ocupe melhores posições como referência para turnês mundiais de artistas consagrados. Esse amadorismo não pode persistir.

No próximo texto, os equipamentos como tecnologias nos Shows do Paul McCartney.

Tecnologias analisadas nos Shows do Paul McCartney: conhecimento

Nada mais oportuno do que analisar dois dos mais significativos eventos realizados no Brasil em 2010: os shows da turnê “Up and Coming” do Paul McCartney - simplesmente, um BEATLE – realizados em duas capitais brasileiras.

Eu teria que criar um outro Blog apenas para analisar as inovações, a criatividade, a genialidade, a versatilidade, além do legado, tanto da maior banda de todos os tempos (The Beatles) como da carreira desse Músico Brilhante e incomparavelmente Carismático, nos discos com The Wings ou na carreira solo.

Mas o foco do Blog está nas tecnologias, e nesse texto, o conhecimento percebido como uma tecnologia competitiva.

Nas últimas duas décadas, muitos shows e festivais internacionais têm sido realizados em algumas cidades no Brasil, mais particularmente em capitais como São Paulo, Rio de Janeiro e Porto Alegre.

A turnê “Up and Coming” teve três datas no Brasil, sendo uma em Porto Alegre (dia 07 de novembro de 2010) e outras duas em São Paulo (dias 21 e 22 de novembro).

 Figura: Banner Oficial da "Up And Coming Tour" - Fonte: Blog Diário dos Beatles.

Nas duas cidades, estádios de futebol foram definidos para a realização dos shows, em função de algumas justificativas:

• Adaptabilidade e facilidade para a montagem, realização e desmontagem do evento.
• Estruturas e infraestruturas disponíveis.
• Mapeamento facilitado para a comercialização (espaços setorizados) e mapeamento facilitado para a operação (descarga de materiais e acesso para a montagem/desmontagem).
• Condições viáveis de locação dos espaços e produtos/serviços necessários.

Mas, por mais dezenas de shows já tenham sido realizados, os mesmo problemas persistem. E em parte, esses se resumem em falta de percepção para a essência dos shows, o que demonstra também falhas no conhecimento sobre a dimensão dos shows.

E isso está intimamente ligado à essência que cada evento possui, com suas características, particularidades, especificações.

Especificamente para os shows, estes eventos são identificados pelas apresentações para determinados públicos-alvos que buscam entretenimento, com o fim cultural ou não, relacionados a artes como a música, dança, teatro ou outra modalidade (MEIRELLES, 1999, p. 60). Os grifos são propositais e destacam três aspectos fundamentais.

Antes disso, naturalmente, a essência de um show está na própria tradução da palavra – do inglês “to show”, mostrar.

E nesta demonstração, o primeiro aspecto está relacionado à apresentação. A expectativa criada para alguns shows, principalmente quando são de artistas internacionais, conferem a esses eventos dimensões incomparáveis a outros tipos de eventos. Elevados investimentos em produção, considerável demanda de interessados, altos riscos para o atendimento das expectativas, também elevadas.

A essas apresentações, associam-se marcas e nomes, de empresas de características e interesses/finalidades diversos, seja para a promoção ou viabilidade do evento. Muitos são os casos de sucesso, ou retumbante fracasso nesse contexto (que serão analisados em textos posteriores).

Outro elemento fundamental na apresentação artística é a necessidade de proximidade com o objeto de apreciação. Para os shows, a aproximação com o(a)(s) artista(s) é uma forma de interação quase que personalizada e particular. Para alguns públicos, quanto mais próximo do palco, maior a relação de exclusividade do show. E para isso, esses públicos não diminuem esforços e sacrifícios para atenderem essas necessidades.

Outro aspecto é a busca do entretenimento, que compreende diversas atividades, mas sempre com a finalidade de diversão, distração, prazer. E para tanto, os shows devem respeitar essa condição em todos os itens, seja para a melhor forma de diversão, em ambientes confortáveis e adequados, até infraestrutura de acomodação e acesso.

E como último aspecto destacado, a busca pela arte. A contemplação da arte não pode ser associada a outras formas ou tipos de eventos, senão por aqueles que valorizam a produção cultural, de forma contemplativa, participativa e interativa.

Com esses três aspectos, o conhecimento como tecnologia permite uma ampla percepção da importância e da dimensão dos shows para os apreciadores de artes, e mais diretamente, para os fãs.

É inadmissível aceitar que mais especificamente para os shows realizados no Brasil o tratamento que é dado para os shows seja comparado com outros eventos (jogos de futebol, por exemplo), como uma regra imutável, um paradigma intransponível.

Assim, torna-se fundamental a profissionalização e mudança na concepção de produtoras, espaços de eventos e órgãos de apoio à organização, para o atendimento dessas necessidades e condições de melhor aproveitamento dos shows, como, em alguns casos, oportunidades únicas e definitivas para a satisfação plena de necessidades culturais e para a realização de sonhos.

Imagine tudo isso analisado para a realização do Show de um BEATLE.

Será que todos esses itens foram analisados e dimensionados a contento?

É o que analisaremos nos próximos textos.

Referências

Blog Diário dos Beatles. Grande procura na pré-venda dos ingressos para o show em Porto Alegre. Disponível em: http://diariodosbeatles.blogspot.com. Acesso em 08.dez 2010.

MEIRELLES, Gilda Fleury. Tudo sobre Eventos. São Paulo: Editora STS, 1999.

Veja.com. Paul McCartney no Brasil. Disponível em: http://veja.abril.com.br/tema/paul-mccartney-no-brasil. Acesso em 08.dez 2010.

Instrumentos básicos para o planejamento e organização de eventos

Quais seriam os principais instrumentos, necessários à organização e planejamento de eventos (diversos)?

A resposta traz nostalgia e mais uma percepção diferenciada para a definição de tecnologias, assunto chave deste blog.

Os instrumentos são os mesmos utilizados nos últimos 20 anos (por mim), e por certo, utilizados por muitos profissionais nas últimas décadas: caderno, lapiseira, calculadora e régua.

Pode causar surpresa qualquer um desses itens, mas posso garantir que são os companheiros de muitos projetos desenvolvidos e atividades desempenhadas desde os primeiros passos no setor de eventos.

Ainda tenho arquivadas as folhas dos cadernos com as principais anotações que fiz para alguns dos eventos mais significativos, como coordenador e como supervisor operacional. Rascunhos que o tempo não apagará e que não precisam de nenhuma atualização ou “upgrade”.

E mais: o uso intenso desse recurso! O último caderno – em uso – eu ganhei de brinde em 2006 (estamos em 2010), e aproveito cada linha, cada espaço, de forma a “sustentabilizar” este recurso (nada de desperdícios).

A lapiseira pode ser até um instrumento em desuso, por motivos diversos. Mas para todo esboço de projeto, ainda ela se torna recorrente para as minhas anotações e correções principais, ainda mais para os croquis e linhas de apoio para as listagens de recursos, espaços, estruturas, etc. Também, torna-se um recurso reaproveitável, à medida que não é descartável, e a matéria-prima essencial para o uso (minas de grafites) tem maior durabilidade e menor desperdício.

Mesmo como acessório do computador – ou através de uma planilha financeira – ainda uso a mesma configuração de calculadora para a dimensão dos custos, projeções de receitas e públicos, e para controles estatísticos simples para os resultados esperados. 

De preferência, com células solares (nada de pilhas e baterias).

E por fim, o uso de régua como recurso para a construção de desenhos, linhas e para a medição de objetos diversos. 

De fato, aqui, este elemento deverá vir no plural: réguas. Um diferencial nesses elementos também está e muito relacionado ao tipo de régua, pelas diferentes finalidades que cada uma apresenta (e também, diversos nomes). Eu uso 4 modelos: transferidor (para curvas e ângulos); régua em lâmina (para linhas e desenhos básicos); trena (fita métrica de metal autoretrátil) e o mais importante, o escalímetro (um conjunto de réguas com marcações em escalas diferentes).

Alguém já teve a péssima experiência de elaborar um projeto de um evento, ou mesmo “montar uma sala”, e o evento não “cabia” no espaço?

Breve estória: em 2002 organizei um congresso, que compreendia diversas atividades, dentre elas um tutorial para 120 participantes. Na “compra” do espaço para essa atividade, a planta que me fora passada permitia a formatação da sala para até 150 participantes em formato escolar, disposto em mesas (conhecidas como pranchões) com 3 cadeiras. Seriam necessárias 40 mesas e 120 cadeiras.

O responsável comercial apresentou um folder com uma planta da sala, em formato escolar, com 50 mesas e 100 cadeiras. Na visita ao espaço, estranhei que a sala parecia mais estreita que o “desenho” no folder. Não era só impressão: todos os recursos (sala, cadeiras, mesas) estavam fora de escala...

Na montagem, não couberam as mesas, apenas seriam possíveis 105 cadeiras formatadas em auditório reto sem corredor central (espaço para circulação) e os outros participantes inscritos (15) tiveram que ser acomodados no fundo na sala (literalmente, “encostados” na parede) e alinhados à tela de projeção.

Assim, se você ainda não tiver um escalímetro, providencie para ontem!

Com esses simples instrumentos, tenho certeza que você terá condições de planejar e organizar muitos eventos. E com simplicidade, todos esses instrumentos são importantes tecnologias!!!

Meu "kit" básico

Nos próximo texto, dicas para a preparação de um kit com os instrumentos essenciais para a operação em eventos!

P.S.: Dedico este este, in memoriam, à Ana Paula e ao Ronaldo... Sem palavras... Descansem em Paz!!!

Fontes das imagens: (1) BP Inc. (2) Station Presentes (3) GloboEsporte.com (4) Dibujo Técnico (5) Acervo pessoal.

Ferramentas de apoio à elaboração de plantas e projetos!

Se o briefing de um evento permite a percepção dos elementos essenciais para o planejamento necessário, a planta é o principal referencial para a visualização do projeto em curso, e da realização, com a planificação dos recursos nos espaços contratados.

Cabe a elaboração da planta de um evento a um profissional capacitado, independente de formação. Entretanto, na minha experiência profissional (assim como de outros colegas), em muitos momentos, as limitações de prazo, custos e até fluxo de informações foram alguns dos fatores que exigiram ainda esta competência na minha formação.

Quando comecei a elaborar projetos de eventos (em 1997), toda a planificação era feita em ferramentas de desenho (Paint) ou mesmo de apresentação (Power Point). Esta improvisação atendia às necessidades, pela simplificação das atividades (palestras, apresentações ou conferências na formatação de auditório reto, na maioria das vezes).

 Figura 1: Front de Palco - com som e luz - elaborado no Power Point (1999). Fonte: Arquivo Cezar Galhart.

Com o passar dos anos, incorporei outros conhecimentos que agregaram suporte à elaboração das pesquisas, mais ainda na parte visual, improvisava com ferramentas de texto (Word) que se somaram aos recursos mais elementares utilizados.

A partir de 2002, comecei a utilizar ferramentas de design gráfico (Corel Draw, e similares “Open Source”), que trouxeram sofisticação aos projetos. Mas, ao mesmo tempo em que essas ferramentas tornavam os projetos mais fidedignos aos resultados esperados, exigiam mais tempo para a elaboração das plantas.

  Figura 2: Mapa de Palco- elaborado no MS Word (2004). Fonte: Arquivo Cezar Galhart.

Somente em 2005 decidi fazer um curso de AutoCad. Esta é uma importante ferramenta de desenho em CAD - Computer Aided Design (desenho auxiliado por computador), que também se baseia em desenho vetorial bidimensional (para plantas, mas que pode também ser utilizado para modelos tridimensional – 3D).

Importante destacar que a principal qualidade, ou característica, necessária à elaboração de uma planta do evento é a paciência.

A utilização de ferramentas como o AutoCad, além de conferir precisão total aos projetos gráficos – confere aos projetos de eventos a eficácia necessária à projeção, mesmo virtual, da realização do evento no espaço, com a riqueza de detalhes de composição cenográfica e até mobilidade e conforto para o público.

Para quem tem tempo, disposição, e paciência (sempre!), um curso é o recomendável!

Agora, se você tem pouco tempo, restrição financeira e pouca paciência, existem ótimas soluções para determinados eventos e necessidades.

Indico e recomendo o uso de ferramentas gratuitas como o Sweet Home 3D. Inicialmente desenvolvida para a Arquitetura de Interiores, é uma ótima ferramenta para projetos de eventos, seja para a formatação de salas, auditórios, recepções, ou para estandes de feiras, como abaixo apresentadas. Elaborei um modelo de estante para uma exposição de um dos setores do turismo, realizada neste ano!

 

 Figuras 3-4: Estande - elaborado no Sweet Home 3D (2009). Fonte: Arquivo Cezar Galhart.

O que torna mais interessante é que, com apenas as dimensões da sala/espaço, é possível a formatação e configuração com móveis e recursos dimensionados com a realidade dos objetos, seja pelas medidas, textura, cores, entre outros aspectos. E ainda, pode-se baixar recursos diversos em sites especializados.

Afinal, com paciência e disposição, as ferramentas são tecnologias básicas para a elaboração de projetos e plantas para eventos!

P.S.: Dedico este texto com uma mínima homenagem a meu Grande Amigo Tobias (foto), grande parceiro de projetos para eventos (a imagem diz tudo) e que somente trouxe alegrias para nossa família durante 5 anos, mas que pela irracionalidade humana, estúpida e cruel, foi  barbaramente envenenado  por alguém (no jardim de nossa casa), e não conseguimos salvá-lo. Muito Obrigado por tudo e descanse em Paz, meu Amigo!

A técnica como tecnologia chave de um evento!!!

Como escrevi em postagens anteriores, o conhecimento se torna um recurso tecnológico fundamental para o planejamento e gestão de eventos.

Mas outro recurso imprescindível como tecnologia complementar é a técnica. Sem ela, qualquer conhecimento se torna elemento de análise e percepção, mas incompleto.

A técnica está intimamente relacionada à manipulação das informações (dados, características, aspectos) e dos conhecimentos, seja por uma experimentação já realizada (ou experiência com o uso da técnica para eventos anteriores), ou por um conjunto de aplicações em diversas situações e oportunidades.

Enquanto o conhecimento traz clareza e amplitude sobre o universo de percepções para a solução de problemas, a técnica traz assertividade e objetividade para as soluções, criativas e alternativas, na execução de um projeto de evento.

Nada mais propício do que dois exemplos para justificar tudo isso.

Como supervisor operacional de um centro de eventos, tive a oportunidade de acompanhar a produção de alguns shows, como do Roberto Carlos, Rita Lee, Daniela Mercury e Diana Krall, entre outros. Para cada evento, novos fornecedores e novas “leituras” do mesmo espaço (leitura no sentido de aproveitamento das mesmas informações, mesmos recursos físicos e tecnológicos, mas com linguagens e usos diferentes).

Se analisado apenas um item – sonorização –, o conjunto de conhecimentos agregados à implantação dos projetos que cada artista apenas permite a reprodução das especificações e exigências para o cumprimento do mapa de palco estipulado para produção do show (detalhes dos equipamentos - como tipo de equipamento, marcas, posição dos equipamentos no palco -, conexão dos equipamentos, mapeamento da conexão dos equipamentos da mesa de som, entre outros). Em outras palavras, o atendimento dos requisitos mínimos do projeto. A técnica, nestes casos, permite:

1) Experimentação para a propagação do som no espaço - necessária para melhores regulagens e ajustes, de forma personalizada e de acordo com as características do local do evento, que permitam clareza, definição e eficácia, para a melhor valorização dos talentos dos artistas. Neste caso, podem ocorrer de duas formas: concentrada (quando usa um sistema direto) ou distribuída;
2) Avaliação de nível crítico para a “massa sonora” – refere-se à percepção do ouvinte para a qualidade do som percebido com a clareza necessária – e identificação dos “vazamentos” de som. Esses sons vazados são indesejáveis, e captados por fontes diversas (principalmente, microfones) e de formas diversas (ruídos, reverberação, realimentação). Na mixagem final, devem ser eliminados, ou minimizados;
3) Formatação do sistema de som – posicionamento dos recursos no espaço (ajustes de palco – para o vazamento, front fills – caixas de som, e house mix – local de controle de som e luz).

Figura 1: Análise de Feedback (Realimentação) - Referência: via central ("SP" no Mapa)

Outro exemplo esteve diretamente relacionado a um evento produzido e monitorado por mim – uma exposição de camisas e bolas históricas nos Mundiais de Futebol.

Os conhecimentos, neste caso, relacionaram-se à história (dados e fatos relevantes, formações das seleções, resultados, curiosidades) e particularidades das camisas e bolas (evolução tecnológica e funcional, técnicas de confecção, padrões, diferenciações e particularidades), para a composição do acervo e acompanhamento da exposição.

As técnicas permitiram:
1) Avaliação para a mais adequada manipulação (relacionada ao zelo que algumas peças requeriam);
2) Disposição das peças no espaço – criação de um “roteiro” de visita, visualmente perceptível;
3) Iluminação (direta e indireta para a criação de efeitos);
4) Produção e disponibilização de informações sobre o acervo;
5) Formatação da exposição – mapeamento dos recursos e distribuição no espaço, de forma personalizada com a estrutura e infraestrutura disponíveis.

Figura 2: Aspecto da Exposição - Camisa usada no Mundial de 1986 (iluminação vigia ao fundo - luz indireta)

Nos dois exemplos, os conhecimentos são fundamentais; as técnicas, imprescindíveis.

Afinal, nos eventos, técnicas são tecnologias!!!

Briefing de um evento

A identificação dos resultados de um evento, sejam positivos ou negativos, somente ocorre se dimensionados, pela prévia projeção do que se espera e avaliação posterior à realização para a análise comparativa (projeção X obtenção).

E é o projeto de realização do evento que permite uma avaliação coerente e correta. Sem um projeto, os resultados, mesmo positivos, podem ser avaliados apenas em observações imprecisas, sem critérios (para não dizer “achismo”).

Sempre procuro enfatizar, nas reuniões de negócios ou nas aulas de eventos, a necessidade de clareza e objetividade das informações que são necessárias para a elaboração de um projeto de evento.

E o “start” de um projeto de evento sempre se fundamenta com base nas informações que compõem o briefing do evento.

Mas o que é o briefing?

Constitui-se no “cartão de visitas” do evento. O termo “briefing” é amplamente usado na Propaganda como um processo de assertividade de informações para o atendimento dos objetivos dos produtos e das empresas.

Em suma, é o instrumento de identificação de todos os elementos essenciais para o planejamento de um evento, e a composição do projeto. Quem deve fornecer as informações deverá ser o contratante ou o comitê técnico do evento.

Também, torna-se uma referência para a interação com prestadores de serviços para a elaboração das propostas de identidade visual do evento, para a locação dos espaços físicos e para a prospecção de patrocínio.

Um briefing de um evento é composto por pelo menos cinco partes: dados gerais do evento; públicos; objetivos; mercado de atuação e estratégia básica de comunicação.

Segue um modelo (amplamente utilizado) de um briefing de evento:

DADOS GERAIS

· Nome do Evento (como será divulgado)

· Descrição geral do evento (descrição objetiva das atividades do evento)

· Tipologia (qual será o formato percebido pelos públicos?)

· Histórico (se houve uma ou mais edições anteriores, uma descrição breve dos principais fatos, números e diferenciais)

· Diferenciais do evento (o que este evento apresentará de diferente dos anteriores – e em relação à concorrência – se houver)

· Datas sugeridas e quantidade de dias (fundamental a definição dos dias em função dos resultados esperados)

· Programação da edição atual e/ou anterior (datas, horários e atividades programadas)

· Local de realização (nome, espaço, capacidade da sala/espaço, endereço, contatos)

· Informações sobre o evento (website ou hotsite, e-mail, telefone).

PÚBLICOS

· Perfil prioritário (alvo) resumido

· Quantidade estimada X Formatação do Evento no Espaço/Sala

· Abrangência (local, regional, nacional, internacional)

· Forma de participação (aberta ou fechada)

OBJETIVOS

· Objetivos estratégicos do evento

· Objetivos: Geral e específicos

MERCADO DE ATUAÇÃO

· Caráter do evento (institucional, comercial ou promocional)

· Canal(is) de distribuição (forma de comercialização do evento, seja ela diretamente pela empresa organizadora ou com parcerias)

· Importância relativa a mercado (posicionamento do evento, como oportunidade única, ou como elemento da oferta, em relação aos concorrentes)

· Formas de comercialização do evento para a obtenção de investimentos (patrocínio, espaços no evento)

· Concorrência (análise da concorrência – este tópico exige um número mais significativo de dados e informações)

ESTRATÉGIA BÁSICA

· Ferramentas de comunicação sugeridas

· Target primário e secundário (público-alvo a ser captado pelas ferramentas descritas no item anterior)

· Mercados (regiões e segmentos) a serem cobertos

· Meios de comunicação e veículos sugeridos (de acordo com os públicos, quais são os principais meios? E desses, quais as principais mídias consumidas?)

Mesmo de forma abrangente, pode-se ter uma clara ideia do que o briefing pede para a composição do projeto de um evento.

E com essas informações, começa o trabalho de elaboração do projeto. Eu sempre inicio um projeto com uma análise detalhada do local de realização do evento, mas isso já é assunto para outra postagem... sobre outro conhecimento...

Afinal, nos eventos, conhecimento é tecnologia!!!