Ferramentas de apoio à elaboração de plantas e projetos!

Se o briefing de um evento permite a percepção dos elementos essenciais para o planejamento necessário, a planta é o principal referencial para a visualização do projeto em curso, e da realização, com a planificação dos recursos nos espaços contratados.

Cabe a elaboração da planta de um evento a um profissional capacitado, independente de formação. Entretanto, na minha experiência profissional (assim como de outros colegas), em muitos momentos, as limitações de prazo, custos e até fluxo de informações foram alguns dos fatores que exigiram ainda esta competência na minha formação.

Quando comecei a elaborar projetos de eventos (em 1997), toda a planificação era feita em ferramentas de desenho (Paint) ou mesmo de apresentação (Power Point). Esta improvisação atendia às necessidades, pela simplificação das atividades (palestras, apresentações ou conferências na formatação de auditório reto, na maioria das vezes).

 Figura 1: Front de Palco - com som e luz - elaborado no Power Point (1999). Fonte: Arquivo Cezar Galhart.

Com o passar dos anos, incorporei outros conhecimentos que agregaram suporte à elaboração das pesquisas, mais ainda na parte visual, improvisava com ferramentas de texto (Word) que se somaram aos recursos mais elementares utilizados.

A partir de 2002, comecei a utilizar ferramentas de design gráfico (Corel Draw, e similares “Open Source”), que trouxeram sofisticação aos projetos. Mas, ao mesmo tempo em que essas ferramentas tornavam os projetos mais fidedignos aos resultados esperados, exigiam mais tempo para a elaboração das plantas.

  Figura 2: Mapa de Palco- elaborado no MS Word (2004). Fonte: Arquivo Cezar Galhart.

Somente em 2005 decidi fazer um curso de AutoCad. Esta é uma importante ferramenta de desenho em CAD - Computer Aided Design (desenho auxiliado por computador), que também se baseia em desenho vetorial bidimensional (para plantas, mas que pode também ser utilizado para modelos tridimensional – 3D).

Importante destacar que a principal qualidade, ou característica, necessária à elaboração de uma planta do evento é a paciência.

A utilização de ferramentas como o AutoCad, além de conferir precisão total aos projetos gráficos – confere aos projetos de eventos a eficácia necessária à projeção, mesmo virtual, da realização do evento no espaço, com a riqueza de detalhes de composição cenográfica e até mobilidade e conforto para o público.

Para quem tem tempo, disposição, e paciência (sempre!), um curso é o recomendável!

Agora, se você tem pouco tempo, restrição financeira e pouca paciência, existem ótimas soluções para determinados eventos e necessidades.

Indico e recomendo o uso de ferramentas gratuitas como o Sweet Home 3D. Inicialmente desenvolvida para a Arquitetura de Interiores, é uma ótima ferramenta para projetos de eventos, seja para a formatação de salas, auditórios, recepções, ou para estandes de feiras, como abaixo apresentadas. Elaborei um modelo de estante para uma exposição de um dos setores do turismo, realizada neste ano!

 

 Figuras 3-4: Estande - elaborado no Sweet Home 3D (2009). Fonte: Arquivo Cezar Galhart.

O que torna mais interessante é que, com apenas as dimensões da sala/espaço, é possível a formatação e configuração com móveis e recursos dimensionados com a realidade dos objetos, seja pelas medidas, textura, cores, entre outros aspectos. E ainda, pode-se baixar recursos diversos em sites especializados.

Afinal, com paciência e disposição, as ferramentas são tecnologias básicas para a elaboração de projetos e plantas para eventos!

P.S.: Dedico este texto com uma mínima homenagem a meu Grande Amigo Tobias (foto), grande parceiro de projetos para eventos (a imagem diz tudo) e que somente trouxe alegrias para nossa família durante 5 anos, mas que pela irracionalidade humana, estúpida e cruel, foi  barbaramente envenenado  por alguém (no jardim de nossa casa), e não conseguimos salvá-lo. Muito Obrigado por tudo e descanse em Paz, meu Amigo!

A técnica como tecnologia chave de um evento!!!

Como escrevi em postagens anteriores, o conhecimento se torna um recurso tecnológico fundamental para o planejamento e gestão de eventos.

Mas outro recurso imprescindível como tecnologia complementar é a técnica. Sem ela, qualquer conhecimento se torna elemento de análise e percepção, mas incompleto.

A técnica está intimamente relacionada à manipulação das informações (dados, características, aspectos) e dos conhecimentos, seja por uma experimentação já realizada (ou experiência com o uso da técnica para eventos anteriores), ou por um conjunto de aplicações em diversas situações e oportunidades.

Enquanto o conhecimento traz clareza e amplitude sobre o universo de percepções para a solução de problemas, a técnica traz assertividade e objetividade para as soluções, criativas e alternativas, na execução de um projeto de evento.

Nada mais propício do que dois exemplos para justificar tudo isso.

Como supervisor operacional de um centro de eventos, tive a oportunidade de acompanhar a produção de alguns shows, como do Roberto Carlos, Rita Lee, Daniela Mercury e Diana Krall, entre outros. Para cada evento, novos fornecedores e novas “leituras” do mesmo espaço (leitura no sentido de aproveitamento das mesmas informações, mesmos recursos físicos e tecnológicos, mas com linguagens e usos diferentes).

Se analisado apenas um item – sonorização –, o conjunto de conhecimentos agregados à implantação dos projetos que cada artista apenas permite a reprodução das especificações e exigências para o cumprimento do mapa de palco estipulado para produção do show (detalhes dos equipamentos - como tipo de equipamento, marcas, posição dos equipamentos no palco -, conexão dos equipamentos, mapeamento da conexão dos equipamentos da mesa de som, entre outros). Em outras palavras, o atendimento dos requisitos mínimos do projeto. A técnica, nestes casos, permite:

1) Experimentação para a propagação do som no espaço - necessária para melhores regulagens e ajustes, de forma personalizada e de acordo com as características do local do evento, que permitam clareza, definição e eficácia, para a melhor valorização dos talentos dos artistas. Neste caso, podem ocorrer de duas formas: concentrada (quando usa um sistema direto) ou distribuída;
2) Avaliação de nível crítico para a “massa sonora” – refere-se à percepção do ouvinte para a qualidade do som percebido com a clareza necessária – e identificação dos “vazamentos” de som. Esses sons vazados são indesejáveis, e captados por fontes diversas (principalmente, microfones) e de formas diversas (ruídos, reverberação, realimentação). Na mixagem final, devem ser eliminados, ou minimizados;
3) Formatação do sistema de som – posicionamento dos recursos no espaço (ajustes de palco – para o vazamento, front fills – caixas de som, e house mix – local de controle de som e luz).

Figura 1: Análise de Feedback (Realimentação) - Referência: via central ("SP" no Mapa)

Outro exemplo esteve diretamente relacionado a um evento produzido e monitorado por mim – uma exposição de camisas e bolas históricas nos Mundiais de Futebol.

Os conhecimentos, neste caso, relacionaram-se à história (dados e fatos relevantes, formações das seleções, resultados, curiosidades) e particularidades das camisas e bolas (evolução tecnológica e funcional, técnicas de confecção, padrões, diferenciações e particularidades), para a composição do acervo e acompanhamento da exposição.

As técnicas permitiram:
1) Avaliação para a mais adequada manipulação (relacionada ao zelo que algumas peças requeriam);
2) Disposição das peças no espaço – criação de um “roteiro” de visita, visualmente perceptível;
3) Iluminação (direta e indireta para a criação de efeitos);
4) Produção e disponibilização de informações sobre o acervo;
5) Formatação da exposição – mapeamento dos recursos e distribuição no espaço, de forma personalizada com a estrutura e infraestrutura disponíveis.

Figura 2: Aspecto da Exposição - Camisa usada no Mundial de 1986 (iluminação vigia ao fundo - luz indireta)

Nos dois exemplos, os conhecimentos são fundamentais; as técnicas, imprescindíveis.

Afinal, nos eventos, técnicas são tecnologias!!!

Briefing de um evento

A identificação dos resultados de um evento, sejam positivos ou negativos, somente ocorre se dimensionados, pela prévia projeção do que se espera e avaliação posterior à realização para a análise comparativa (projeção X obtenção).

E é o projeto de realização do evento que permite uma avaliação coerente e correta. Sem um projeto, os resultados, mesmo positivos, podem ser avaliados apenas em observações imprecisas, sem critérios (para não dizer “achismo”).

Sempre procuro enfatizar, nas reuniões de negócios ou nas aulas de eventos, a necessidade de clareza e objetividade das informações que são necessárias para a elaboração de um projeto de evento.

E o “start” de um projeto de evento sempre se fundamenta com base nas informações que compõem o briefing do evento.

Mas o que é o briefing?

Constitui-se no “cartão de visitas” do evento. O termo “briefing” é amplamente usado na Propaganda como um processo de assertividade de informações para o atendimento dos objetivos dos produtos e das empresas.

Em suma, é o instrumento de identificação de todos os elementos essenciais para o planejamento de um evento, e a composição do projeto. Quem deve fornecer as informações deverá ser o contratante ou o comitê técnico do evento.

Também, torna-se uma referência para a interação com prestadores de serviços para a elaboração das propostas de identidade visual do evento, para a locação dos espaços físicos e para a prospecção de patrocínio.

Um briefing de um evento é composto por pelo menos cinco partes: dados gerais do evento; públicos; objetivos; mercado de atuação e estratégia básica de comunicação.

Segue um modelo (amplamente utilizado) de um briefing de evento:

DADOS GERAIS

· Nome do Evento (como será divulgado)

· Descrição geral do evento (descrição objetiva das atividades do evento)

· Tipologia (qual será o formato percebido pelos públicos?)

· Histórico (se houve uma ou mais edições anteriores, uma descrição breve dos principais fatos, números e diferenciais)

· Diferenciais do evento (o que este evento apresentará de diferente dos anteriores – e em relação à concorrência – se houver)

· Datas sugeridas e quantidade de dias (fundamental a definição dos dias em função dos resultados esperados)

· Programação da edição atual e/ou anterior (datas, horários e atividades programadas)

· Local de realização (nome, espaço, capacidade da sala/espaço, endereço, contatos)

· Informações sobre o evento (website ou hotsite, e-mail, telefone).

PÚBLICOS

· Perfil prioritário (alvo) resumido

· Quantidade estimada X Formatação do Evento no Espaço/Sala

· Abrangência (local, regional, nacional, internacional)

· Forma de participação (aberta ou fechada)

OBJETIVOS

· Objetivos estratégicos do evento

· Objetivos: Geral e específicos

MERCADO DE ATUAÇÃO

· Caráter do evento (institucional, comercial ou promocional)

· Canal(is) de distribuição (forma de comercialização do evento, seja ela diretamente pela empresa organizadora ou com parcerias)

· Importância relativa a mercado (posicionamento do evento, como oportunidade única, ou como elemento da oferta, em relação aos concorrentes)

· Formas de comercialização do evento para a obtenção de investimentos (patrocínio, espaços no evento)

· Concorrência (análise da concorrência – este tópico exige um número mais significativo de dados e informações)

ESTRATÉGIA BÁSICA

· Ferramentas de comunicação sugeridas

· Target primário e secundário (público-alvo a ser captado pelas ferramentas descritas no item anterior)

· Mercados (regiões e segmentos) a serem cobertos

· Meios de comunicação e veículos sugeridos (de acordo com os públicos, quais são os principais meios? E desses, quais as principais mídias consumidas?)

Mesmo de forma abrangente, pode-se ter uma clara ideia do que o briefing pede para a composição do projeto de um evento.

E com essas informações, começa o trabalho de elaboração do projeto. Eu sempre inicio um projeto com uma análise detalhada do local de realização do evento, mas isso já é assunto para outra postagem... sobre outro conhecimento...

Afinal, nos eventos, conhecimento é tecnologia!!!

Nos eventos, ferramentas são tecnologias!

A gestão estratégica de eventos compreende conhecimentos específicos sobre os mercados, públicos e interações do evento com os elementos anteriores; técnicas implementadas para a obtenção dos resultados esperados; instrumentos próprios para a execução de ações diversas; e ferramentas para o gerenciamento das ações, responsáveis e recursos envolvidos.

Todos estes elementos em conjunto só têm coerência se consolidados em projetos, e neste sentido, todo evento profissional só terá consistência se desenvolvido a partir de um projeto. Mesmo para os eventos que requerem poucos recursos, como uma simples reunião, a necessidade de um projeto se configura em condição básica para a avaliação dos resultados projetados e obtidos: sucesso ou insucesso.

Se a elaboração de projetos é para você um “bicho de oito cabeças”, não se preocupe que discutiremos esse assunto em outros tópicos – com muitos detalhes.

Mas se para você o problema é a gestão de projetos a partir das ferramentas disponíveis, como por exemplo, o MS Project, existem outras muito mais simples e muito funcionais. Inclusive, gratuitas!!!

Eu recomendo para quem se inicia no gerenciamento de projetos alguns bons minutos com o OpenProj. Este é um gerenciador de projetos desenvolvido como alternativa ao MS Project. Como primeira vantagem, foi desenvolvido com código aberto, o que permite a identificação de várias opções para a inclusão e administração de todas as atividades relacionadas à implantação das atividades vinculadas ao projeto do evento, apresentando os resultados sob o formato de Gráficos de Gantt.

FIGURA: Aspecto do OpenProj

FONTE: http://www.freedownloadaday.com

Este tipo de gráfico ilustra, na forma de barras, o cronograma de um projeto, com as datas de início, fim e todas as tarefas atribuídas devidamente registradas. Ótimo recurso para quem prefere se organizar com elementos visuais (eu, por exemplo).

A interação com a ferramenta também é facilitada. No menu lateral, os ícones mostram as opções disponíveis. A primeira já se refere ao Gráfico de Gantt. Uma tabela permite a denominação das atividades e o tempo de duração das tarefas. Com isto, o programa gera automaticamente as interfaces operacionais e os fluxogramas das ações!

Outro diferencial está relacionado ao ícone dos recursos, sendo possível acompanhar o “Risk Breakdown Structure”, que é o gerenciador de riscos relacionados ao projeto do evento. A parte de Estrutura Analítica de Projetos (EAP) também pode ser visualizada assim como a ferramenta permite a geração de relatórios e gráficos de acompanhamento.

Assim, com um pouco de paciência para a familiarização com essa ferramenta (ou outra similar), a gestão de projetos de eventos será um exercício cada vez mais eficiente e os resultados cada vez mais eficazes, no uso pleno das tecnologias envolvidas!!!

Afinal, nos eventos, ferramentas são tecnologias!!!

Nos eventos, instrumentos são tecnologias!!!

As tecnologias são constantemente associadas apenas às ferramentas e instrumentos que auxiliam a execução de tarefas, em todas as atividades, pessoais e profissionais.

O desenvolvimento destes recursos tecnológicos está intimamente relacionamento aos processos de inovação. O setor de eventos é mais um dos beneficiados, e até pode-se dizer que o desenvolvimento dos eventos é resultado das melhorias que ocorreram no decorrer do século passado (mais significativamente) e aprimoramentos desses recursos.

Destacam-se, nesse contexto evolutivo, as inovações das performances e aplicabilidades.

Como exemplo prático disso, destaco a criação e implantação comercial das impressoras 3D.

Em um primeiro momento, esses instrumentos foram criados para a confecção de maquetes e protótipos. O custo de construção era elevado, e a demora na execução das tarefas de impressão das peças era mais adequado à pesquisa e ao desenvolvimento.

Com as melhorias ocorridas nos últimos dois anos, na velocidade de impressão e qualidade no acabamento das peças, surge uma nova possibilidade para os eventos.

Este vídeo mostra uma impressora 3D em ação (Fonte: http://www.objet.com):





A confecção de brindes personalizados, por exemplo, poderá romper o paradigma para a personalização em massa. Brindes escolhidos com as cores, funções, design, e outras particularidades, poderá fazer com que o participante/cliente do evento seja ainda mais participativo na preparação do material recebido pela inscrição no evento.

Ainda, este recurso tecnológico poderá proporcionar outros resultados, como estruturas cenográficas, peças de composição de ambientes, e até mesmo a reposição de peças em banquetes e detalhes de decoração.

Assim, os instrumentos cumprem a função de auxílio na execução de tarefas, simples e complexas, e na busca de soluções criativas, para diversas situações, programadas ou imprevisíveis.

Afinal, nos eventos, instrumentos são tecnologias!!!

Faltam 100 dias para a abertura da Copa do Mundo 2010!!!

O título deste tópico poderia ser também: “Nos eventos, técnica é tecnologia”.

Por ocasião desta importante data, que representa um marco na contagem regressiva para a cerimônia de abertura do Mundial 2010, na África do Sul, nada melhor que abordar a técnica, sob a percepção tecnológica do termo.

Após o anúncio de que a África do Sul sediaria a Copa do Mundo FIFA 2010™, acontecimento realizado em 15 de março de 2004, o governo sul-africano não teve alternativa senão assegurar que este evento seria utilizado para acelerar os projetos fundamentais ao desenvolvimento daquele país, criando assim um legado duradouro para a África do Sul, em particular, e beneficiando o continente como um todo.

Com esta perspectiva arrojada, e diante de muitos desafios e paradigmas, o Gabinete Governamental destacou imediatamente os principais dirigentes que em conjunto implantaram um amplo espectro de órgãos de supervisão e de execução, com a criação de um Comitê Interministerial, um Comitê de Coordenação Técnica, um Fórum das Cidades-Sedes e um Comitê Organizador Local (este, formado pelo Executivo, a Federação Sul-africana de Futebol e a comunidade empresarial), para coordenar e assegurar o envolvimento do governo em todos os níveis.

Além dessas unidades de apoio à gestão, o Ministério do Esporte e Lazer da África do Sul, responsável por coordenar todos os preparativos do governo para o mundial. Todos os projetos - de infraestrutura e estádios, às artes, cultura e desenvolvimento do desporto - foram consolidados em um plano de 24 itens, identificados e de responsabilidade dos membros de cada unidade, com base em diversas tecnologias.

A técnica, como tecnologia, compreende o conjunto de procedimentos que têm como finalidade atingir um determinado resultado, não excluindo a criatividade como fator importante da técnica, assim como os conhecimentos específicos e a capacidade de improvisação (no caso, planejada e gerenciável).

Neste sentido, a técnica se soma ao planejamento, constituído pelo processo que identifica e relaciona as ações com os respectivos responsáveis na obtenção dos resultados esperados, como agente catalisador, na otimização dos recursos, no acompanhamento dos prazos, e nas avaliações e reavaliações necessárias.

Assim, o atendimento aos prazos e requisitos estipulados pela FIFA receberá, até a abertura do evento, o acompanhamento do Comitê de Coordenação Técnica, unidade de apoio à gestão responsável pela auditoria dos processos de viabilização de todos os elementos, estruturais e de infraestrutura, que uma Copa do Mundo necessita.

A avaliação das ações e dos prazos torna-se uma ferramenta essencial para as medidas corretivas, e para o redimensionamento dos recursos, na implantação de qualquer projeto.

Pode-se esperar que a Copa do Mundo deste ano será surpreendente, pelas decisões e esforços, pela mobilização e determinação nacional, e pela técnica empregada na execução do projeto do evento.

Nos eventos, técnica é tecnologia!!!

Nos eventos, conhecimento é tecnologia!!!

Começou 2010 e nada melhor do que iniciar um novo ano com novos desafios. Cada novo projeto, seja na criação, elaboração, desenvolvimento ou implantação, traz muitos desafios, mas vou destacar apenas um deles, que proporcionou um “quebra-cabeça” complexo, e que proporcionou muitos aprendizados.

Na primeira semana de janeiro, recebi um e-mail com a solicitação de orçamento para um projeto de uma exposição, no setor cultural. Recebido o briefing, não estavam claros os públicos prioritários e complementares, mesmo que estivessem claros os objetivos do evento. O contratante julgou que seria mais interessante terceirizarmos a pesquisa sobre os públicos para outra empresa.

Para quê??? Assumi o desafio, a partir das tecnologias desenvolvidas, sejam pela formação e capacitação que recebi, seja pela prática vivenciada.

Mas quais tecnologias???

Para qualquer projeto, o conhecimento é a principal tecnologia. A partir de dados e informações sobre um determinado assunto, o conhecimento se traduz em instrumento de interpretação que permite o desenvolvimento de estratégias e ações, a serem realizadas e implementadas para o cumprimento das metas e atendimento dos objetivos de um evento.

Com base em relatórios, e acesso a alguns sites sobre o assunto, escolhi a análise de variáveis escalares como instrumento para a definição de estratégias e ações, comumente utilizadas nos estudos estatísticos.

São quatro as variáveis:

Ordinais – define prioridades em uma escala, que identifica maior ou menor importância. Pode servir para a identificação dos públicos prioritários, ou as necessidades e expectativas dos públicos. No contexto, podem ser identificados os públicos potencialmente investidores, como expositores, por exemplo.

Nominais – definem opiniões e tendências, para aspectos socioeconômicos, ou relacionados a status e interesse. Em outras palavras, os “temas da moda” podem ser percebidos pela análise do comportamento consumidor dos públicos pesquisados.

Intervalares – identifica as percepções para um determinado assunto, pela análise comparativa de interesses e opiniões. Esta variável permite o planejamento de um evento que seja satisfatório, ou que ainda supere as expectativas dos públicos.

Racionais – O nome não traduz completamente esta variável que está relacionada ao perfil dos públicos, como faixa etária, renda, entre outros.

Somadas as informações discriminadas para cada variável, a interpretação dos resultados - a partir de uma análise técnica - , e um pouco de “feeling”, obtém-se resultados surpreendentes!!! Elaborei uma tabela com todas as informações, e outra com os cruzamentos entre as variáveis.

Ainda, seria possível uma análise das informações obtidas, com associações mais objetivas, por meio de outras ferramentas, como data mining ou database marketing, que serão abordadas em outro momento!!!

Como resultado, o projeto foi aprovado e a exposição ocorrerá no segundo semestre de 2010!!!

Nos eventos, conhecimento é tecnologia!!!

Até o próximo texto!!!